Jeder Verkauf nachvollziehbar: Automat, Kartenterminal und Bank im Abgleich
Ein Verkauf wird dreimal erfasst – vom Automaten, vom Kartenterminal und bei der Auszahlung auf Ihr Konto. Stimmen alle drei überein, können Sie sich entspannen. Wenn nicht, wollen Sie wissen, welcher abweicht.
Kurz gesagt
- Jeder bargeldlose Verkauf hinterlässt drei Spuren: die Aufzeichnung des Automaten, die Transaktion des Kartenterminals und das Geld, das auf Ihrem Konto ankommt.
- An den meisten Tagen stimmen sie überein. Spannend sind die Tage, an denen sie es nicht tun.
- CleaVend legt die drei nebeneinander, damit der Ausreißer sofort auffällt – statt sich in einer Tabelle zu verstecken.
Fragen Sie jemanden, der schon länger ein Automatengeschäft führt, wie er das Geld kontrolliert, und Sie hören meist von einer Tabelle. Ein Blatt mit den Automatendaten, eins vom Kartenanbieter, eins von der Bank. Ein langer Abend voller Zeilenabgleich – und das ungute Gefühl, dass trotzdem etwas durchgerutscht ist.
Ganz schön viel Aufwand für eine Frage, die eigentlich einfach sein sollte: Ist aus jedem Verkauf Geld geworden, und ist aus jeder Zahlung ein Verkauf geworden?
Ein Kauf, drei Aufzeichnungen
Wenn jemand am Automaten mit Karte bezahlt, passieren kurz hintereinander drei Dinge:
- Der Automat zeichnet auf, dass er ein Produkt aus einem Fach zu einem bestimmten Preis verkauft hat.
- Das Kartenterminal zeichnet auf, dass eine Karte mit diesem Betrag belastet wurde.
- Ein paar Tage später kommt die Auszahlung: Die Zahlungsseite überweist das eingenommene Geld in einer Summe auf Ihr Konto.
Stimmen alle drei überein, müssen Sie nichts tun. Wenn nicht, weist einer davon auf ein Problem hin – ein Produkt, das hängen geblieben ist, eine Erstattung, die nie erfolgt ist, ein Terminal, das am falschen Automaten hängt. Sehen Sie zu, wie die Verkäufe eines Vormittags abgeglichen werden:
Den Vormittag eines Automaten abgleichen
Beispieldaten für einen Automaten. Uhrzeiten, Preise und Produkte sind frei gewählt.
Die Abweichungen, die Sie kennen sollten
Im Beispiel passen sieben von acht Verkäufen perfekt zusammen. Der achte ist eine Kartenzahlung ohne passenden Verkauf. Für dieses Muster gibt es ein paar typische Erklärungen – und jede davon lohnt es, früh zu erkennen:
- Das Produkt ist hängen geblieben. Bezahlt, die Spirale hat sich gedreht, nichts ist gefallen. Die Person ist verärgert gegangen. Eine Erstattung bewahrt das Wohlwollen – und wenn es im selben Fach immer wieder passiert, braucht dieses Fach einen Techniker.
- Das Terminal hängt am falschen Automaten. Nach einem Tausch vor Ort meldet ein Kartenterminal womöglich unter dem Namen eines anderen Automaten. Dann sieht jede seiner Zahlungen irgendwo wie eine Abweichung aus.
- Ein Verkauf ohne Zahlung. Der umgekehrte Fall: Der Automat hat etwas verkauft, das das Terminal nie abgerechnet hat. Selten – aber Geld, das Sie nie sehen werden, wenn es niemandem auffällt.
Lesen statt suchen. In CleaVend stehen die Verkäufe des Automaten, die Transaktionen des Terminals und die Auszahlungen für jeden Automaten und Zeitraum nebeneinander. Sie lesen die Ausnahmen – den Abgleich müssen Sie nicht selbst bauen.
Und dann die Bank
Die dritte Aufzeichnung ist die Auszahlung: das Geld, das die Zahlungsseite tatsächlich auf Ihr Konto überweist, meist ein paar Tage später und in einer Summe. CleaVend zeigt diese Auszahlungen mit Datum – so hat auch die letzte Frage, ist das Geld angekommen?, eine Antwort, die Sie sehen können, statt sie annehmen zu müssen.
Vertrauen ist leicht, wenn drei verschiedene Aufzeichnungen dieselbe Geschichte erzählen.
Wem das hilft
Die Buchhaltung bekommt einen sauberen Monatsabschluss ohne Nachtschicht. Führungskräfte können sicher sein, dass die gemeldeten Verkaufszahlen dem Geld entsprechen, das auf dem Konto landet. Und die Technik bekommt einen sehr konkreten Hinweis: Fach 23 am Bahnhofsautomaten verschluckt Orangensaft. Ein deutlich besserer Ausgangspunkt als „eine Kundin hat sich beschwert“.