Labels und Gruppen: Sehen Sie nur Ihren Teil der Flotte
Ein einfacher Leitfaden, wie Sie Automaten mit eigenen Labels ordnen – und dafür sorgen, dass jede Person genau die Automaten sieht, die sie betreut.
Kurz gesagt
- Labels sind Ihre eigenen Begriffe für Ihre Automaten: eine Region, ein Kunde, eine Route, ein Pilotprojekt.
- Vergeben Sie Labels einzeln oder für viele Automaten auf einmal – und filtern und exportieren Sie die Flotte danach.
- Automatengruppen legen fest, welchen Teil der Flotte eine Person sieht. So sieht ein Fahrer seine Route und sonst nichts.
Jedes Automatengeschäft ordnet seine Automaten auf eigene Weise. Der eine Betreiber denkt in Regionen. Der nächste in Kunden: alles bei der Klinikgruppe, alles an der Universität. Ein dritter denkt in Routen: die Dienstagsrunde, die Nachtroute, die Schleife zum Flughafen. Die meisten denken in allen dreien gleichzeitig.
Eine Automatenliste, die nur Seriennummern und Adressen kennt, hilft dabei kaum. Deshalb bringen Sie in CleaVend Ihre eigenen Begriffe mit.
Labels: Ihre Begriffe, Ihre Flotte
Ein Label ist ein kurzer Name mit einer Farbe – Region Nord, Nachtroute, Klinik, Pilot –, den Sie an jeden Automaten heften können. Ein Automat kann beliebig viele Labels tragen. Ihr Konto führt einen gemeinsamen Label-Katalog, damit alle dieselben Begriffe verwenden, und Sie sehen, wie viele Automaten jedes Label tragen.
Sind die Automaten einmal gelabelt, lässt sich die ganze Flotte danach aufteilen. Sie möchten alle Klinik-Automaten im Norden sehen? Zwei Klicks. Sie brauchen für eine Besprechung eine Liste der Pilot-Automaten? Filtern, dann exportieren.
Nach Label filtern – dann mit den Augen eines anderen sehen
Beispiel-Automaten und -Labels. Ihr Konto hat seinen eigenen Label-Katalog und eigene Gruppen.
Wechseln Sie einmal zu Fahrer, Süd. Die Liste schrumpft auf sechs Automaten – nicht, weil jemand von Hand gefiltert hätte, sondern weil diese Person genau diese Automaten sehen soll. Wählen Sie dann Nachtroute: zwei Automaten, die auf der heutigen Nachtrunde.
Gruppen: Wer sieht was
Labels ordnen die Flotte. Automatengruppen entscheiden, wer welchen Teil davon sieht. Der Zugriff in CleaVend ist in drei einfachen Ebenen aufgebaut:
- Der Plan legt fest, welche Funktionen Ihr Konto überhaupt hat.
- Die Rolle legt fest, welche dieser Funktionen eine Person nutzen kann – ein Fahrer bekommt die Befüllungsansichten, die Buchhaltung die Umsatzberichte.
- Die Automatengruppen dieser Rolle legen fest, wie viel der Flotte die Person sieht: eine Region, einen Kunden, eine Route.
Zwei Kollegen im selben Unternehmen können CleaVend also öffnen und völlig unterschiedliche Menüs und völlig unterschiedliche Automaten sehen. Das ist keine Einschränkung um ihrer selbst willen. Es bedeutet: Auf dem Handy des Fahrers stehen seine Stopps, die Meldungen der Kliniktechnik betreffen ihre Kliniken, und niemand muss sich durch tausend Automaten wühlen, um seine zwölf zu finden.
Gut für den Datenschutz. Wenn Sie Automaten für mehrere Kunden betreuen, muss jemand, der an den Automaten eines Kunden arbeitet, die Umsätze eines anderen Kunden nicht sehen. Gruppen halten diese Welten getrennt.
An einem Nachmittag startklar
Wenn Sie das zum ersten Mal einrichten, hat sich diese Reihenfolge bewährt:
- Mit drei oder vier Labels anfangen. Regionen und Ihre größten Kunden reichen meist aus. Weitere können Sie jederzeit ergänzen.
- Gesammelt labeln. Markieren Sie in der Liste mehrere Automaten und vergeben Sie ein Label für alle auf einmal.
- Pro Gebiet oder Kunde eine Gruppe anlegen und die Gruppen den Rollen zuordnen, die sie brauchen.
- Einen Fahrer und eine Technikerin testen lassen. Zeigt ihr Bildschirm genau ihre Automaten, sind Sie fertig.
Der beste Bildschirm für jede Person ist der, der nur zeigt, wofür sie verantwortlich ist.
Labels und Gruppen sind in Minuten eingerichtet und zahlen sich jeden Tag aus: schnellere Suchen, sauberere Exporte, kürzere Meldungslisten – und eine Flotte, die so geordnet ist, wie Ihr Unternehmen ohnehin schon denkt.